Hoe verloopt de voorbereiding van een ambtelijke fusie?

Aan een ambtelijke fusie gaat een keuze door de betrokken colleges van B&W en gemeenteraden vooraf.

Onderzoek, advies en besluitvorming

Vaak wordt voor het maken van de keuze om de ambtelijke organisaties te fuseren (met één of meerdere partners) een onderzoek uitgevoerd. Naar de verschillende mogelijke vormen van samenwerking (ambtelijke samenwerking, ambtelijke fusie of bestuurlijke fusie) en de partners waarmee samengewerkt zou kunnen worden. Deze onderzoeken kennen vele benamingen, zoals toekomstverkenningen, scenario-analyses of variantenstudies. Ze hebben met elkaar gemeen dat de verschillende vormen van samenwerking en partners worden afgewogen tegen criteria, zoals het toenemen van kwaliteit of verminderen van kosten. Op basis van de resultaten van de onderzoeken volgt vaak een advies voor de beste optie, zoals een ambtelijke fusie, waarna bestuurlijk-politiek besluitvorming plaatsvindt.

Uitwerking

Indien de besluitvorming positief was, wordt de gekozen samenwerkingsvorm nader uitgewerkt. Bijvoorbeeld in een bedrijfsplan, waarin keuzes over de bestuurlijk-juridische vorm van de samenwerking, zeggenschap, directiestructuur, organisatiemodel en dienstverleningsconcept kunnen worden vastgelegd. Ook volgt vaak – indien voor een samenwerkingsvorm volgens de Wet Gemeenschappelijke Regelingen wordt gekozen – het opstellen van een Gemeenschappelijke Regeling, waarin nadere afspraken worden vastgelegd.

Inrichting

Wanneer ook daarover positieve bestuurlijke en politieke besluitvorming heeft plaatsgevonden, kan de uitwerking plaatsvinden. Bijvoorbeeld van de exacte organisatiestructuur (fijnstructuur en functieboek), op basis waarvan selectie en plaatsing van medewerkers in de ambtelijke fusieorganisatie kan volgen. Er dient een Sociaal Plan te worden opgesteld en arbeidsvoorwaarden worden geharmoniseerd. Ook wordt een begroting opgesteld en is het van belang om werkprocessen te harmoniseren, om de ambtelijke fusieorganisatie goed van start te gaan.

Om uitvoering te geven aan deze werkzaamheden wordt vaak een projectorganisatie ingericht. Deze bestaat uit diverse werkgroepen, met elk een eigen aandachtsgebied. Zoals financiën, P&O of juridische zaken.