Terugblik Dag van de Ambtelijke Fusie

Wat hebben fietsen, paarden, vrijheid, blijheid en tijd met ambtelijke fusies te maken? Het kwam allemaal voorbij tijdens de deelsessies van de Dag van de Ambtelijke Fusie (5 oktober 2017). Wat hebben we geleerd van Groningen-Ten Boer? En wat zorgde voor het succes van de BEL Combinatie? Maar ook: hoe kunnen we bestuurlijke en ambtelijke dilemma’s overwinnen? En wat bieden de next steps in dienstverlening en zelfsturing aan mooie lessen voor ambtelijke fusies. Lees snel door voor een mooi inkijkje in deze Dag!  

Groningen en Ten Boer op weg naar nieuwe verbintenis

Want een verbintenis is het, de eerste ambtelijke fusie in Nederland. Groningen toonde zich in 2007 solidair tegenover de gemeente Ten Boer, maar spreekt ondertussen liefkozend over ‘een Ten Boertje doen’ als het gaat om maatwerk. In dit huwelijk is dan ook weinig strijd, want de posities van Groningen (202.567 inwoners) en Ten Boer (7.272 inwoners) zijn helder. Ten Boer profiteert flink van de slagkracht en expertise van Groningen: van een ervaren projectleider en stadsbouwmeester voor de herontwikkeling van het winkelcentrum tot geo-deskundigen rondom de aardbeving-problematiek. Maar zoals het een goed huwelijk betaamt, leert Groningen ook van Ten Boer. Medewerkers vinden het leuk om “op de fiets in” Ten Boer te leren hoe je echt maatwerk kunt toepassen. En de bagage van 10 jaar ambtelijk (en bestuurlijk) samenwerken nemen de twee mee naar de bestuurlijke herindeling per 1 januari 2019. Een spannende stap. Want ja, wat gebeurt er met het logo van de ‘stad’ Groningen als er plots ruim 45 vierkante kilometer platteland bijkomt?

Succesfactoren van de BEL Combinatie

Een tweede ambtelijke fusie volgde in 2008 met de samenwerking van Blaricum, Eemnes en Laren in de BEL Combinatie. Een bijzondere combinatie bovendien, gezien de ligging van Blaricum en Laren in de provincie Noord-Holland en Eemnes in Utrecht, onder andere gestart ter voorkoming van een van bovenaf opgelegde herindeling. Diverse factoren lagen ten grondslag aan het succes van de BEL Combinatie. Zoals dat de eigen identiteit van de gemeenten een plek kreeg in de samenwerking: er was ruimte voor de zogenaamde “couleur locale”. Goede verbindingen tussen de betrokken colleges en raden, die door elkaar te ontmoeten elkaar beter begrepen en de samenwerking naar een hoger plan brachten. En het belang van prettige relaties tussen de sleutelpersonen en het nemen van voldoende tijd voor ontwikkelingen. En nu trekken de gemeenten in de BEL Combinatie (met de gemeente Huizen) samen op in een volgend vraagstuk: de omgang met de wens van de provincie Noord-Holland om de regionale bestuurskracht van gemeenten te versterken, bijvoorbeeld door een herindeling. Waarmee de cirkel weer rond is.

Houd de paarden op stal!

Leidt een ambtelijke fusie nu tot kwaliteitsimpulsen én een kostenreductie, of gaan deze twee niet samen? Wat als de gideonsbende (draagvlak) onder een ambtelijke fusie wegvalt? Moet een samenwerking gebouwd zijn op onderling vertrouwen, of juist een ‘zakelijke overeenkomst’? Hoe om te gaan met de balans tussen de behoefte aan lokale autonomie van de deelnemende gemeenten en de wens tot standaardisatie van de ambtelijke organisatie? En de dubbele petten van gemeentesecretaris die tevens directeur van de ambtelijke fusieorganisatie is? Het waren deze en meer dilemma’s die de revue passeerden in de twee parallelle sessies.

En de adviezen vlogen door de zalen, zoals over de nieuwe verhoudingen die ontstaan: “laat los en omarm het nieuwe eigenaarschap”, “relativeer je eigen positie” en “accepteer de politieke realiteit”. Over de effecten van een ambtelijke fusie: “reken jezelf niet rijk, pas op termijn ontstaat kostenvoordeel én een kwaliteitsimpuls” en “bied inzicht in de verhouding tussen lokale autonomie en de gevolgen daarvan”. En over het proces van samenwerking: “zie de samenwerking als een huwelijk, dat niet zonder vertrouwen kan en bij problemen gebaat is bij zakelijke afspraken vooraf”, “bouw een cultuur die personen overstijgt” en “houd de energie erin, maak er een feestje van”. En ja, in een bestuurlijke omgeving is elkaar wat gunnen en vertrouwen broos, “het vertrekt te paard”. Eén ding werd na dit uur wel duidelijk: de tijd nemen, vertrouwen en elkaar wat gunnen zijn cruciaal in samenwerking. Kortom: houd de paarden op stal!

De menselijke maat in dienstverlening

De wereld om ons heen verandert in sneltreinvaart: ontwikkelingen volgen elkaar in een razend tempo op. Van de opkomst van robots en ‘internet of things’ tot data-gedreven sturing en dagelijkse innovatie als blockchain en machine learning. De toegevoegde waarde van gemeenten (en ambtelijke fusieorganisaties) verandert ook en komt bovendien steeds meer in verbinding met verenigingen, de private sector en de wetenschap tot stand. In de dienstverlening aan inwoners, ondernemers en organisaties is een digitale transformatie noodzakelijk. Waarvoor – in tegenstelling tot wat velen denken – niet gefocust dient te worden op technologie, maar op mensen. En hoewel digitalisering een voorwaarde is, kan met een wendbare organisatie en menselijke inzet en interactie (door klanten te kennen en te verrassen) het verschil worden gemaakt. Zie daar de lerende (ambtelijke fusie)organisatie.

Zelfsturing geen ‘vrijheid, blijheid’

Boxtel en Sint-Michielsgestel zijn vanaf 1 januari 2016 samen gaan werken in de werkorganisatie MijnGemeenteDichtbij. Dan is het mogelijk om op de oude voet verder gaan, maar kan ook het momentum gepakt worden om anders te werken. En dat is precies wat MijnGemeenteDichtbij heeft gedaan. Als meer zelfsturing richting samenleving gepredikt wordt, moet de organisatie er ook zelf aan gaan, was de gedachte. MijnGemeenteDichtbij heeft ondertussen 20 zelfstandige teams. En dat vraagt cultuurverandering. Stop: het vraagt gedragsverandering van de organisatie. Want cultuur is ongrijpbaar. Waarbij het niet gaat om: het is cultuur om te laat te komen. Maar: deze medewerker komt te laat. Zelfsturing is niet vrijblijvend en gezellig, maar het gaat om het behalen van resultaten. En die boodschap bleef hangen: zelfsturing vraagt (vooral in het begin) juist veel aansturing.