FAQ

Alle ambtelijke capaciteit van twee of meerdere gemeenten – en de daaraan gerelateerde bedrijfsvoeringsmiddelen – wordt gebundeld. Dat kan in een aparte juridische entiteit. Dat kan ook in de vorm van een gastheermodel, waarbij de ene gemeente alle taken voor de andere gemeente uitvoert. Soms zien we dat de autonome gemeenten nog enkele sleutelfuncties ‘nabij’ het gemeentebestuur behouden, fysiek en/of rechtspositioneel.

Bij een ambtelijke fusie blijven de gemeenten en gemeentebesturen in tact. Dat betekent dat iedere gemeente een eigen gemeenteraad, griffier, college van B&W en gemeentesecretaris behoudt. Iedere gemeente blijft zelf aan het stuur als het gaat om de lokale kleuring van beleid en de uitgaven van beleidsgelden.

Anno 2017 zijn er 20 ambtelijke fusieorganisaties van 50 autonome gemeenten (12,9% van totaal Nederlandse gemeenten). En er staan nieuwe ambtelijke fusies op stapel, zoals tussen Leerdam, Vianen en Zederik, tussen Haarlem en Zandvoort, tussen Duiven en Westervoort,  en tussen Druten en Wijchen, die per 1 januari 2018 starten. Klik op lees meer voor een overzicht van de startdatum van alle ambtelijke fusies in Nederland.

In hoofdlijnen uit de meerwaarde van een ambtelijke fusie zich in: betere kwaliteit van (interne en externe) dienstverlening en bedrijfsvoering; robuustere ambtelijke organisatie: minder kwetsbaar; kansrijkere en dus aantrekkelijke organisatie voor (potentiële) medewerkers; goedkopere taakuitvoering; krachtigere positie van de deelnemende gemeenten in de regio. Lees meer hierover in de gerelateerde vragen.

Een ambtelijke organisatie kan zijn dienstverlening dichtbij inwoners, ondernemers en instellingen blijven organiseren. Bijvoorbeeld in het reeds aanwezige vastgoed van de gemeenten. Ook wordt met een ambtelijke fusie vaak een impuls gegeven aan de dienstverlening, door in te zetten op bijvoorbeeld technologische ontwikkelingen of het aanbieden van diensten op locatie. Tot slot is er een viertal factoren dat ervoor zorgt dat de dienstverlening aan gemeentebesturen en medewerkers verbetert.

Een ambtelijke fusie vermindert de kwetsbaarheid, doordat: het aantal éénpitters afneemt en medewerkers elkaar beter kunnen vervangen; kennisdeling tussen medewerkers toeneemt; medewerkers zich verder ontwikkelen, qua inhoud en vaardigheden.

Met een ambtelijke fusie ontstaat een grotere organisatie, waarbinnen nieuwe mogelijkheden voor persoonlijke en professionele groei van medewerkers ontstaan. Bijvoorbeeld door doorgroeimogelijkheden, specialisatie of nieuwe uitdagingen. Er is mogelijkheid tot het uitwisselen van kennis en expertise en het leren van en sparren met collega’s. De ambtelijke fusieorganisatie is hierdoor ook een aantrekkelijkere werkgever voor (jong) talent en specialisten.

Een ambtelijke fusie zorgt ervoor dat de capaciteit voor management kan worden verminderd. Er kunnen schaalvoordelen worden bereikt door het harmoniseren en optimaliseren van processen, werkwijzen en systemen. Ook blijkt het vaak mogelijk om externe inhuur te verminderen, voordelen in inkoop te realiseren en de verhouding overhead in relatie tot het primaire proces terug te brengen.

Gemeenten bundelen met een ambtelijke fusie hun ambtelijke kracht in de realisatie van gedeelde opgaven en gemeentelijke taken. Gemeentebesturen worden ambtelijk beter (en meer in gezamenlijkheid) ondersteund en gaan meer intensief samenwerken, waarmee zij hun positie in de regio versterken.

Een ambtelijke fusie kent een aantal risico’s, die met de juiste maatregelen goed te voorkomen of beheersen zijn. Denk aan risico's in de sfeer van de verhouding tussen de gemeentebesturen en de ambtelijke organisatie, de gemeentelijke kleur en grip op de bedrijfsvoering.

Aan een ambtelijke fusie gaat een keuze door de betrokken colleges van B&W en gemeenteraden vooraf. Vaak wordt voor het maken van de keuze om de ambtelijke organisaties te fuseren (met één of meerdere partners) een onderzoek uitgevoerd. Indien de besluitvorming positief was, wordt de gekozen samenwerkingsvorm nader uitgewerkt. Daarna volgt het proces van inrichting en het startklaar maken van de nieuwe organisatie.

Er zijn twee hoofdvormen voor een ambtelijke fusie: een (aparte) juridische entiteit of een gastheermodel.

Bij een (aparte) juridische entiteit wordt alle ambtelijke capaciteit gebundeld in een juridische entiteit op publiekrechtelijke basis. Veelal op basis van de Wgr, in de vorm van een Openbaar Lichaam of de Bedrijfsvoeringsorganisatie. Deze entiteit verleent als opdrachtnemer diensten aan de opdrachtgevende gemeenten.

Bij een gastheermodel spreken gemeenten in een privaatrechtelijke overeenkomst af dat de ene gemeente, veelal de grootste gemeente in de samenwerking, alle taken uitvoert voor de andere gemeente(n).

Het vaststellen van beleid blijft in een ambtelijke fusie een verantwoordelijkheid van de afzonderlijke gemeenten. Immers zijn en blijven de deelnemende gemeenten autonoom. Zij hebben en houden hun eigen gemeentebestuur. In hoeverre deze besturen bereid zijn om over te gaan tot harmonisatie van beleid is daarmee van hen afhankelijk. Waarbij uiteraard geldt dat hoe meer beleid geharmoniseerd kan worden, voor hoe minder risico’s en hoe meer efficiencyvoordeel dat in de uitvoering oplevert.

Het harmoniseren van werkprocessen is voor een ambtelijke fusieorganisatie van groot belang. Het bepaalt in belangrijke mate in hoeverre de organisatie in staat is om efficiënter te werken en fouten te voorkomen.

De manier waarop aansturing plaatsvindt kan per ambtelijke fusieorganisatie verschillen. Bijvoorbeeld door een directie bestaande uit de gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten, eventueel aangevuld met een Algemeen Directeur. Een andere mogelijkheid is aansturing door een aparte directie of directeur, waarbij de gemeentesecretarissen optreden als opdrachtgever richting de ambtelijke fusieorganisatie.

Met een ambtelijke fusie kunnen efficiencyvoordelen worden behaald. Ervaringen leren dat een structurele besparing (op de bedrijfsvoeringslasten) van 5% tot 10% realistisch is. Dat is afhankelijk van de mate waarin tot harmonisatie van werkprocessen en beleidsafstemming gekomen wordt, mogelijkheden tot formatiereductie en het benutten van kansen in huisvesting.

In de voorbereiding en implementatie van een ambtelijke fusie ontstaan vaak eenmalige kosten, onder andere voor het overgangsproces van medewerkers, projectkosten en frictie- en desintegratiekosten voor ICT en huisvesting, bijvoorbeeld door vervroegde afschrijving van systemen.

Doordat de gemeentebesturen bij een ambtelijke fusie zelfstandig blijven, zijn er geen directe gevolgen voor de lokale lasten.

Met een ambtelijke fusieorganisatie ontstaat gezamenlijkheid tussen de gemeentebesturen over de bedrijfsvoering. Eigenstandig ingrijpen door één van de besturen in de bedrijfsvoering is niet meer mogelijk, waardoor de directe grip op de ambtelijke organisatie vermindert.

Vaak vindt sturing plaats via een dienstverleningsovereenkomst. Daarin worden afspraken gemaakt over de te leveren prestaties van de ambtelijke fusieorganisatie aan het gemeentebestuur. Het helder kunnen formuleren en monitoren van opdrachten is daarbij essentieel voor goed opdrachtgeverschap (door gemeentesecretaris en college) en om grip te houden op de taakuitvoering.

Naast alleen het hebben van een klantrelatie is ook een goed bestuurlijk samenspel en vertrouwen van belang, dat gezamenlijke grip op de organisatie versterkt.

Veel ambtelijke fusieorganisaties zoeken naar manieren om hun prestaties te meten. Bijvoorbeeld om hun bestuur of de raden van de deelnemende gemeenten te informeren over de stand van zaken. Een aantal ambtelijke fusieorganisaties neemt bijvoorbeeld in de jaarlijkse begroting of jaarstukken van de ambtelijke fusieorganisatie een overzicht op van een aantal indicatoren en de score daarop. Zoals het ziekteverzuim, het verloop, de waardering van de dienstverlening door inwoners en de financiële prestaties.

Daarnaast werkt SeinstravandeLaar momenteel aan een instrument om inzicht te krijgen in het eigen functioneren en te kunnen vergelijken met dat van anderen, als middel om het gesprek aan te gaan met andere ambtelijke fusieorganisaties, inspiratie op te doen en kennis uit te wisselen.